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实验室仪器设备档案如何完善?

为了加强分析仪器设备的档案管理,根据科学仪器设备档案建档规范的要求,结合单位实际情况,制定以下管理办法。

一、管理要求和管理职责

1、科研仪器设备的建档工作需纳入单位的日常管理工作中,与科研仪器设备的计划管理、采购供应和运行维护等管理工作同步进行。

2、科研仪器设备档案应真实、完整地反映科研仪器设备的购置、验收、运行、管理、维修、改造等全过程。

3、单位分管领导职责:保证单位科研仪器设备建档及档案管理工作所需的工作条件,定期检查和研究解决仪器设备建档及其档案管理工作中的实际问题。

4、设备管理部门职责:负责组织科研仪器设备自调研立项至报废前的所有文件和技术材料的收集、整理、立卷并归档,按期将运行维护,年度报告等跟踪材料及时归档。

二、建档原则与归档标准

1、单位所有科研仪器设备均应按照国家有关资产管理要求建立严格的台帐管理制度,确保帐物相符。

2、直接用于从事科研活动的仪器设备,其中标准设备单台(套)价值在人民币万元以上的必须建档。

三、归档范围

(一)科研仪器设备采购阶段

1、科研仪器设备选型论证材料(可行性研究报告等);

2、科研仪器设备购置请购单;

3、购置“科研仪器设备”的批复文件;

4、机电设备进出口职能部门审批文件或复印件;

a.机电设备进口登记表;

b.进口许可证;

c.最终用户与用途说明;

d.代理协议的付款通知书。

5、对外贸易商务签约“合同”(外贸合同书);

a.报价单和合同附件;

b.技术协议;

c.商务技术谈判备忘录。

6.进口科研仪器设备申请“海关减免税”文件;

7.海关批准“进口货物(科教用品)海关减免税”证明;

8.海关报关单;

9.进口设备空运单、海关提单、运输保险单。

(二)科研仪器设备验收阶段

1.设备到货装箱单、开箱检验记录与破损记录(照片);

2.设备使用说明、安装手册、操作手册、质保书、合格证、随机技术资料;

3.商检局检验结果单、进口商品检验申请单等;

4.进口商品质保期间内故障报告单;

5.商检局出具品质、数量证书;

6.进口商品对外索赔、维修,更换货物出口报关单;

7.仪器设备现场安装和调试记录;

8.仪器设备验收报告;

9.仪器设备专业货款结算发票凭证;

10.设备管理部门固定资产入库验收单;

11.仪器设备固定资产管理档案建档卡片台帐登记表。

(三)科研仪器设备使用运行阶段

1.科研仪器设备随机技术资料档案材料目录;

2.科研仪器设备操作规程;

3.科研仪器设备使用管理规定;

4.科研仪器设备使用维修计划;

5.科研仪器设备故障维修更换部件记录报告;

6.科研仪器设备定期检查、校验(标定)记录。

四、建档与整理要求

1、从设备购置到设备验收(设备到质保期满)过程中的管理性文件和技术性文件,均由设备管理部门负责收集、积累(科研仪器设备使用部门形成的相关文件材料并入设备管理部门),经整理、立卷后归档。

2、设备管理部门负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文字材料的收集、积累、整理登记。大、中型设备的开箱验收必须有设备管理人员参加,监督、检查、指导设备文字材料和技术材料的清点、验收工作。

3、设备使用单位要认真做好设备到货前后、运行的文字材料形成、积累和归档工作。做好设备技术材料整理归档,为今后设备的使用、维修、改造做到动态跟踪管理。及时提交相关记录补充建档,确保设备文件的完整、系统、准确。

4、设备文字材料须使用规定书写工具填写、字迹工整,图样清晰。

5、设备文字材料归档保存时原则上应为原件。重要和经常使用的文件材料应酌加副本。

6、设备建档由设备管理部门实行初步立卷的原则。设备验收完成和进口设备索赔期满后,资产管理部门的专(兼)职人员应及时将形成的设备所有文件材料整理组卷。

7、将购置设备文件及管理文件放入首卷,其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度,依次系统排列。卷内的文件材料应按文字材料在前,图表在后的顺序排列。

8、设备文件材料采用卷盒的保管形式,图件按卷盒规格叠成手风琴式。引进设备文件的材料可装卷盒或按其自然状态保管。

9、对按卷管理的设备档案组卷后应编写页号,凡有文字的页面均为一页,每卷页号从1开始编写,页号位置在非装订线一侧的上角;对按件管理的设备档案,每件应加装软卷皮,逐项认真填写并加卷内顺序号;对不装订文件装盒的归档材料,在每件文件右上角加盖上有档号、件号的戳记章,并逐项填齐内容。

10、填写卷内文件目录和备考表。归档的案卷应填写卷内文件目录。卷内目录可打印或使用规定书写工具正楷填写,字迹要工整、清晰,页面要整洁,不得涂改。

案卷备考表中应写明本案卷图纸和文件材料的总页数,并对文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少情况加以说明。案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时,由档案管理人员及时在备考表上注明。

11、设备文件材料中的非纸质载体材料应归档,需要使用时可办理借阅,存档时应放人特殊载体档案的专柜保管,并按要求标明参见号。

12、设备文件材料保管期限的确定原则:设备文件材料的价值作为设备的组成部分而存在,其保管期限与设备共存。

五、设备档案的管理和借阅

1、设备管理部门和课题组应随时收集设备在使用和运行中形成的文件和工作记录,根据设备管理情况对档案进行必要的补充。

2、对已归档的设备档案,一般不允许更改。如确需更改,科技人员需提出更改内容和理由,填写更改申请书,经设备使用部门负责人或设备管理部门批准后,方可进行修改。

3、设备档案材料未归档前,一般不外借。设备档案一般只允许设备使用单位的人员借阅;非使用单位人员因工作需要借阅有关档案,需经设备管理部门同意后在所在地阅览。

关键字 仪器管理

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