实验室库存管理指南,提高实验室效率

实验室库存管理指南,提高实验室效率

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无论您的实验室的大小,检查库存是您可以做的最重要的事情之一,这可以使一切顺利。监测耗材、试剂、实验室设备和仪器可能是一项重大任务。但这样做会提高生产力并降低成本。进一步提高实验室预算并提高效率可以通过一些简单而有创意的技巧来实现。

创建起点

无论您是开始新的实验室还是开展清单简化库存进程,都需要创建起点。记录一切;我的意思是一切。你可以用纸和笔以旧的方式或软件来做到这一点。无论您选择哪一个,请确保对每件物品进行了说明。这将是您的初始库存。一旦你完成,你可以开始盘点所需的东西和不需要的东西。

评估库存量和消耗

既然你已经完成了你的列表,现在是时候评估你可以使用多于什么或少于什么了。在这样做的时候,你应该仔细考虑你日常的各个方面。最常使用哪些物品?每周或每月使用多少这些物品?回想6个月后,你重新订购了这些物品多少次?您当前的项目是否需要超出现有量的额外库存?你有没有必要扔掉到达截止日期的物品?问自己,所有这些问题都将开始制定行动计划。记录笔记是一个好主意,让您有一个参照点要回去。

现在是时候把这些发现实施了。创建一个新的列表或电子表格,概述您将继续使用的所有物品。请注意,实验室的最小使用量将保持在手。这将成为重新订购的阈值。一旦供应量减少到这个阈值,那将是设定的重新订购时长。如果你可以采用实验室库存软件(如labup httpss://www.labup.com)来使这个流程自动化,我建议这样做。利用市场上的免费软件管理软件产品。

当您想评估去库存的可能性时,这也是可能的。您可能会注意到,我们将继续检查一些位于支架上的用品。虽然我强烈建议批量订购以节省一些现金,但如果没有能力使用完这些物品,那就是不明智的。存储成本是大多数管理者忽略的事情。想像你的存储设施的每平方英尺就像一个停车库。你想要最大限度地扩大你可以在其中停放的汽车数量。你也想确保进去,也出去。长时长停放在空间中的汽车不会产生与运转的汽车相同的利润(特别是在事件中,但那是一个完全不同的故事)。这是一个很好的放置地点,你想确认存货正在被使用且这些物品值得上存储它占据的空间。超量购买和占用大量空间的未被使用的实验室用品是浪费且昂贵的。

存货位置分配

一旦计划好您的实验室库存量,您应该尽早考虑好它的发展方向。仔细的规划可以增加实验室的效率。例如,所有的物品应该易于存取并放置在正确存放的地方。您可以将所有常用物品放在一起,具有相近过期日期的物品放在一起等等。根据使用频率,到期日期和类型对库存进行分组创建一个易于检索和重新库存的有组织的系统。

一个特别好的方法是使用条形码系统。您可以在每个货架上或储存设施的区域放置条形码。储存供应订单时,可将相关条形码应用于产品并扫描到适当的位置。每当物品被移除时,它被扫描,并且库存量被自动从库存中移除。这样可以轻松快速地跟踪您的库存量和位置。然而,自动化并不总是具有成本效益或必需的。简单的手写地图显示了储藏室和产品的布局。在使用的电子表格中,手动添加和减少它们的使用是非常方便的。虽然自动化使它变得无缝可钻了,有一个好的铅笔和纸也是足够的。你也可以考虑在墙上安装一个粉笔板或白板来保持这样的轨迹!

在可能的情况下将消耗品储存在组织箱和储存容器中。如果您的预算允许,投资配送箱系统。它们是保护您的库存免受灰尘和碎屑影响的好方法,也可使检索快捷方便。相信我。不断打开和关闭纸板箱(更不用说泄漏的风险)是令人讨厌和低效的。一寸光阴一寸金,您在存储室中花费的时长越多,实验室花费的时长越多。

正确存储实验室设备和仪器也应该是您的列表中的优先项目。请记住,由于维护和校准成本,设备真的可以推动您的预算限制。如果设备没有妥善储存,会造成过早的故障或损坏,这将是一件令人遗憾的事情。虽然看起来很简单,但存储设备时需要考虑以下几点:

·不要存放在极端温度或极端温度下

·远离水源(水槽,洗手盆等)

·购买防尘防碎片的设备

·将设备保持在废物水平,这样就很容易回收——降低风险或降低风险

·不要在未使用的时候将设备接通(自动化和网络设备除外)。

·识别每一件实验室设备和监控产品以及库存产品

·维护和校准记录应该靠近存放

杠杆定价

现在,你已经制定了你的存储水平,是时候订购了!您可以利用大量存货的产品从实验室供应商那里获得更好的交易。我强烈建议直接向他们咨询批量定价折扣和其他降低成本的项目。在你的实验室里,长期订单是一种很好的方式,它可以让你的供应商为你提供定期的订单服务,从而在你的实验室里腾出一些空间。

不要因为小包装的大小和数量而泄气。请花几分钟时长与供应商联系,并询问是否有可用的数量。许多供应商会很乐意为您量身定制订单,以满足您的要求。记住,只需几分钟的时长来询问信息,真的可以节省你很多钱。通过利用您的购买力进一步扩大您的预算。相信我。我们根本不介意!

设备维护计划

这通常不是实验室库存过程的一部分,但值得一提。使实验室设备的服务和校准成为您的库存管理过程的一个好主意。列出需要服务的每件设备,并按照制造商的建议制定计划。将清单妥善保存在设备的存储位置,并在您完成库存审核时检查。这将提醒您继续服务,并提醒您即将到来的日程安排。正确维护实验室设备可以节省您很多麻烦,甚至节约更多的钱。我强烈建议您做到这部分库存常规。

维护记录

实验室用品并不是唯一应该保持密切关注的东西。维持良好记录并确保安全储存是运行高效实验室的关键。我可以写几个小时来正确分配文件和笔记,但我只关注成本记录。保留所有收据!这通常被认为是毫无意义的。但是,我不能告诉你这是多么重要。除关注费用外,收据是召回您购买的产品编号和供应商的宝贵工具。我建议创建每个发票的数字副本,并将其保存在您使用的实验室软件(如labup httpss://www.labup.com)中,甚至在外部硬盘驱动器上。硬拷贝也应该保留。防火文件柜是保护重要文件的好方法。加锁来安全地保护敏感信息也不是一个坏主意。

这与实验室库存管理有什么关系?简单。以每周或每月的方式记录您的记录,并将其记录到您的库存检查中。制作一份清单(是的,我喜欢列表)所有保存记录的项目。在进行库存量审核时,您还可以运行记录并确保一切顺利。检查发票是否丢失,确保正在收集数据,验证签名,并继续列表。无论您的实验室需要什么来保持良好的记录,把它作为清单上的一个项,你就能确保你始终状态良好。

分配团队任务

为了使整个过程更容易实现,分配团队成员的个人责任是一个好主意。例如,您可以指定一名实验室技术人员存放新订单,而另一名分配盘点库存的任务。您的团队的其他成员可以被安排在设备服务的日程表中。如果您决定分散职务,我强烈建议您开个快速会议。向大家解释新进程的目标,您的主要优先事项是什么,谁将正在做什么以及您将要执行的后续程序。您团队中的每个人都应该对目标和如何实现目标有很强的理解。让每个人达成共识和进度一致是确保你的实验室库存管理系统完美运行的最好方法之一。

制定库存审核计划

这一步超出您可能会进行的每周,每两周或每月的库存补货计数。开发和跟踪库存审核计划是跟踪团队并确保流程正常运行的好方法。你已经知道将要发生什么了,不是吗?创建一个列表!是的。但这一点真的很简单。只记下库存过程的关键组件。决定您想要完成审核的频率,然后再执行此操作。如果你感觉有热情,你可能决定每季度、半年、甚至每月进行一次。使用列表作为指导,并检查实验室库存过程的所有元素。确保储存量得到适当维护,确保没有昂贵的废物,确保记录正确保存,检查设备维护合规性并检查耗材的过期日期。当然,可能还有更多的事情需要研究,但这些只是您可以审核的项目。

审计是一个很好的方式来跟踪所有事情并使它们一目了然。这也是保持团队中每个人诚实的好方法。您可以委托库存管理流程的每个部分,但没有适当的后续行动,您将永远不会知道这些努力的有效性。

结论

每个实验室有不同的要求。一些实验室存货比其他实验室的存货多,但无论存货的数量多少,总是有可能削减冗余,使库存管理更有效率。

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